Qué pasos seguir cuando se completa la evaluación de materialidad
La evaluación de materialidad es un ejercicio necesario para la presentación de informes de sostenibilidad, pero sus resultados tienen una repercusión que va más allá. La organización obtiene una información relevante sobre riesgos y oportunidades que impacta de forma positiva el desempeño general y, en particular, en la gestión ambiental.
La Alta Dirección también aprovecha los resultados de la evaluación de materialidad para mejorar sus procesos de gobernanza. A pesar de los beneficios de este ejercicio, su principal aplicación está en la gestión de sostenibilidad y, en particular, en la presentación de informes ESG.
La evaluación de materialidad es una práctica extendida en las organizaciones. Lo es en parte por la entrada en vigor de CSRD, que implica presentar informes obligatorios. Una obligación que de forma progresiva alcanzará a todas las empresas europeas, que funcionen en la Unión Europea o hagan negocios con países de la UE.
Las organizaciones y sus equipos de sostenibilidad han de reforzar sus competencias para realizar una evaluación de materialidad acorde con las expectativas y el rigor exigido por los reguladores. Se incluye aquí la implementación de recursos tecnológicos avanzados, asistidos por Inteligencia Artificial. Son herramientas diseñadas para analizar y evaluar temas de sostenibilidad, documentarlos e identificar riesgos, oportunidades e impactos.
Qué hacer cuando se completa la evaluación de materialidad
La evaluación de materialidad genera información sobre impactos, riesgos y oportunidades. Es información relevante que no se puede solo plasmar en informes e ignorarla en adelante. La pregunta es qué hacer después y, en ese sentido, hay varios pasos lógicos para seguir:
1. Revisar los documentos
La evaluación de materialidad utiliza varios documentos: registros, argumentación de lo expuesto y evidencias que respaldan los números. Verificar que la documentación esté completa es una de las actividades posteriores. Otra es examinar esa documentación con un enfoque crítico de auditoría. Se debe realizar de manera sistemática, por lo que conviene diseñar e implementar un procedimiento estándar para ello.
2. Entender la posición de la organización
Los informes ESG, voluntarios u obligatorios, tienen unos requisitos. La evaluación de materialidad permite establecer en qué posición está la organización en cuanto a los indicadores solicitados, la gobernanza, las políticas o la gestión ambiental, entre otros aspectos.
El objetivo es comprender la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos de presentación de informes, pero también la evolución de la gestión y la verificación de la mejora continua.
3. Solicitar aprobación de la Alta Dirección
Los resultados de la evaluación necesitan revisión y aprobación de la Alta Dirección. Es una responsabilidad que aparece como expectativa para los reguladores que exigen informes de sostenibilidad. Es, además, una forma de involucrar a la Alta Dirección en la gestión de sostenibilidad y sus divulgaciones.
Más que una firma de aprobación, se requiere un canal de comunicación constante entre la Alta Dirección y los equipos de sostenibilidad, en particular los que trabajan en la evaluación de materialidad. Si no existe esta comunicación, cada paso que se dé en la gestión, producción y presentación de informes o en evaluaciones como la de materialidad, tendría que informarse a la Alta Dirección, con las complicaciones que genera.
4. Establecer canales apropiados para comunicar los resultados
Cuando se habla de informes ESG, se hace referencia a un verdadero universo. Son varias las jurisdicciones, obligatorias y voluntarias. En consecuencia, también son diferentes los requisitos, expectativas y temas sobre los que se solicita información. Algunos temas, no materiales, por ejemplo, pueden ser necesarios para explicar o soportar información que sí es exigida.
Este tipo de divulgación, no obligatoria pero sí conveniente, puede transmitirse por canales dedicados. La clave en esta fase es elegir cuándo, cómo y a través de qué medio informar, asegurando la comparabilidad, la coherencia y la transparencia de los informes.
Qué puede hacer la organización para aprovechar la evaluación de materialidad
Hasta este punto se habla de tareas lógicas relacionadas con el proceso de presentación de informes ESG. Sin embargo, las organizaciones pueden revisar sus estrategias, identificar brechas de formación, explorar soluciones a problemas de gobernanza, e incluso, revisar sus presupuestos hacia el futuro.
Todo ello lo pueden hacer desarrollando estas actividades, después de completar la evaluación de materialidad:
1. Evaluar la participación de las partes interesadas
La evaluación de materialidad necesita información del desempeño de otras partes interesadas, que usualmente son eslabones en la cadena de valor. Algunas organizaciones involucran al proveedor o contratista en la elaboración de la evaluación. Otras optan por propiciar una participación en la gestión que se evalúa, paso a paso, en tiempo real.
Así, la evaluación de materialidad permite aumentar el conocimiento sobre el tercero, valorar su participación en el logro de objetivos ambientales y contar con información valiosa para la toma de decisiones.
2. Evaluar la eficacia de los controles
Dentro del proceso de una evaluación de materialidad se analizan riesgos e impactos. Aquellos que se identifican, se priorizan de acuerdo con la gravedad y la probabilidad de ocurrencia para determinar cuáles son relevantes para la presentación de informes. Esta evaluación entrega información valiosa sobre riesgos inminentes, riesgos residuales y, sobre todo, sobre la eficacia de los controles implementados.
3. Actualizar políticas y revisar objetivos
Las evaluaciones de materialidad revelan información interesante. Información que puede evidenciar fallos o problemas en áreas como Gestión de Riesgos, Cumplimiento o Recursos Humanos, por ejemplo.
Si aparece un riesgo en el que nadie había pensado, ¿por qué pasó por el filtro del área de Gestión de Riesgos? Además de obtener la respuesta a esta pregunta, es necesario actualizar la política que corresponda, incluyendo el tema que genera el problema. Es posible que haya que reformular objetivos y documentar todo para que se conserve el registro histórico.
4. Formular planes a largo plazo
Una evaluación de materialidad ofrece una visión panorámica del desempeño de una organización, particularmente sobre la forma en la que funciona la relación con la cadena de valor. La empresa comprende qué está haciendo bien, dónde hay fallos y qué se puede prever para el futuro.
Las divulgaciones exigidas por CSRD se enfocan en impactos de corto, medio y largo plazo. Esto obliga a realizar evaluaciones en los mismos términos de tiempo. La empresa entiende así a qué puede aspirar en un espacio de tiempo determinado, qué objetivos fijar y elaborar una planificación anticipada hacia el futuro.
5. Identificar puntos críticos o áreas para mejorar
Es preciso revisar riesgos e impactos reales o potenciales en toda la cadena de valor, a corto, medio y largo plazo. Lo más probable es que aparezcan puntos de interés, procesos que deberían proporcionar información de mayor calidad para los informes, áreas que no entregan una visión muy clara sobre su desempeño o temas sobre los que es preciso profundizar.
Las evaluaciones que se realizan en organizaciones en las que la gestión de sostenibilidad se apoya en algún recurso tecnológico adecuado y eficiente. Este tipo de herramientas pueden encontrar por defecto informes que muestren puntos críticos, cuellos de botella o áreas susceptibles de mejorarse.
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