Elaboración de informes ESG: cómo superar los principales desafíos

La elaboración de informes ESG es una de las tareas que exige la gestión de factores ambientales, sociales y de gobernanza. Aquellas empresas que trabajan para mejorar sus indicadores de sostenibilidad dentro de su estrategia corporativa deben acoger las mejores prácticas para optimizar los procesos en cada una de esas tres áreas comprometidas.

Entre los procesos que se optimizan están los de elaboración de informes ESG. De hecho, encabezan la lista entre los de mayor relevancia. Son importantes porque los informes, como los indicadores que contienen, generan confianza entre las partes interesadas (consumidores, empleados, reguladores, etc.), a la vez que demuestran compromiso real con los criterios ESG.

El resultado es una alineación efectiva de los objetivos ESG con la estrategia de negocios de la organización. Pese a lo importante del propósito, es un hecho que la elaboración de informes ESG trae consigo múltiples desafíos.

Cuáles son los desafíos en la elaboración de informes ESG y cómo superarlos

Las organizaciones que incluyen la elaboración de informes ESG dentro de su gestión e integran esta con su estrategia de negocios obtienen un enfoque integral que les permite tratar los riesgos con efectividad. Sin embargo, encuentran retos interesantes:

1. Numerosos marcos de presentación de informes ESG

La proliferación de marcos para la elaboración de informes ESG y de sostenibilidad, voluntarios y obligatorios, genera dudas e incertidumbre en las organizaciones. Elegir entre GRI, SASB, CSRD, TCFD o IIRC, solo por mencionar los más reconocidos, puede ser un problema para muchas organizaciones.

Al número se suma la diversidad de enfoque y de requisitos de divulgación. Algunas formas para navegar sin naufragar por este océano de marcos de elaboración y presentación de informes de sostenibilidad son los siguientes:

• Clasificar los marcos más relevantes de acuerdo con las características de la organización, su tamaño, su complejidad, el sector en que opera, el nivel de ventas y el número de empleados.
• Realizar un análisis GAP o análisis de brechas para identificar los marcos con los que, de forma natural, se produzca un cumplimiento con menor esfuerzo.
• Automatizar la recopilación de datos, utilizando una plataforma que recopile y procese datos de forma estandarizada para la elaboración de informes ESG coherentes y comparables, en las condiciones exigidas por los marcos seleccionados.
• Digitalizar la Gestión ESG, utilizando plataformas diseñadas para optimizar los procesos, especialmente los relacionados con recopilación de información y elaboración de informes.
• Obtener retroalimentación de las partes interesadas, como reguladores, inversores, clientes y comunidad. Los comentarios ayudarán a perfeccionar las prácticas de elaboración y presentación de informes ESG.
• Mantenerse actualizado sobre el acontecer regulatorio, en cuanto a la elaboración de informes ESG y su presentación. En Europa esto es especialmente crítico. A diario aparecen directivas y solicitudes sobre las que es preciso estar actualizado.
• Desarrollar una estrategia integrada para la elaboración de informes que considere los requisitos de los marcos a los que está obligada la empresa o los que ha decidido adoptar de forma voluntaria.

2. Comprensión de las regulaciones ESG y sus complejidades

Conocer los marcos de elaboración de informes ESG es una cosa, comprenderlos es otra. Es un desafío por la volatibilidad que los caracteriza, por la diversidad de frentes para vigilar y por el origen de las novedades. Los cambios son tan complejos como las normas que modifican y la mejor forma de afrontar el desafío es:

• Vigilar el espectro regulativo, especialmente en lo relacionado con presentación de informes ESG, a nivel local, nacional e internacional. Asistir a eventos propios de la industria, a charlas sobre sostenibilidad o seguir medios que divulguen información digital son estrategias efectivas para mantenerse al día.
• Crear un comité de presentación de informes y de cumplimiento que incorpore profesionales de diferentes áreas para compartir los textos de las novedades, debatirlos y diseñar las estrategias para cumplir.
• Crear procedimientos sistemáticos para identificar, evaluar, sintetizar y comunicar obligaciones de cumplimiento de forma clara y concisa. A la vez, formular estrategias para garantizar el cumplimiento, como digitalizar la recopilación de información y su procesamiento.
• Capacitar a los empleados en temas relacionados con sostenibilidad, criterios ESG y cumplimiento de directivas sobre presentación de informes ESG, como CSRD.
• Consultar a los organismos reguladores o a las ONGs, instituciones o fundaciones que crean, modifican, actualiza o gestionan los diferentes marcos de elaboración de informes ESG.
• Aprovechar las experiencias de otras empresas del sector o la que pueden transferir asesores, consultores, auditores o expertos en el tema.
• Diseñar procesos de inspección, evaluación o de auditoría ESG que permitan verificar la eficacia de las acciones adelantadas para cumplir con las obligaciones de presentación de informes de sostenibilidad.
• Crear un cronograma de presentación de informes en el que se prevean los plazos para presentación de informes, el tipo de informe para presentar y los requisitos mínimos.

3. Recolección y procesamiento de datos y registros

Los buenos informes parten de datos de calidad y registros confiables y fidedignos. Para asegurar que los datos y los registros cumplen con estas cualidades es preciso comprobar la precisión del proceso, la existencia de trazabilidad y la competencia de las personas o los sistemas asignados. No siempre es fácil. Algunas formas para garantizarlo son las siguientes:

• Comunicar instrucciones claras, precisas y comprensibles para recolectar información, almacenarla y transmitirla. Las instrucciones deben ajustarse a los requisitos de los marcos de presentación de informes elegidos.
• Crear un repositorio de información, documentos y datos central, único y con los protocolos de seguridad y acceso que garantice la incorruptibilidad de la información.
• Utilizar un software para digitalizar y gestionar los datos, automatizando la recolección, monitoreando la transmisión de la información y eliminando la contaminación que puede generar el tratamiento por parte de las personas.
• Normalizar los formatos de recopilación de datos y registros. La estandarización agrega comparabilidad, trazabilidad y capacidad de análisis. Esto genera confianza y hace de la recolección una tarea sencilla.
• Canalizar todas las fuentes de datos, hacia una plataforma de análisis y gestión de información unificada, que será la encargada de procesar y de la elaboración de informes ESG de acuerdo con los requisitos de los diferentes marcos.
• Auditar los procesos, las plataformas y el trabajo de las personas relacionados con la recolección, procesamiento y producción de informes para verificar la integridad y la calidad de la información.
• Asignar responsabilidades para el procesamiento de datos, supervisión de procesos, producción de informes, transmisión o entrega a los reguladores o marcos elegidos.
• Formar empleados especializados en gestión de datos que cuenten con las competencias necesarias para realizar tareas con los mínimos requisitos técnicos y observando protocolos de seguridad estrictos.
• Mejorar los procesos, implementando el ciclo PDCA, basado en los resultados de auditorías e inspecciones. La mejora continua permite confiar en los resultados y adaptarse a la innovación tecnológica.

4. Garantizar la transparencia y la confiabilidad en la información

Si la información completa, la elaboración de informes ESG tampoco ofrecerá resultados finales adecuados. La confianza absoluta en los datos y en los informes finales es esencial para el logro de los grandes objetivos: generar confianza en los inversores, en los reguladores y en todas las partes interesadas. Para ello, algunas acciones para tomar son las que se muestran a continuación:

• Adoptar marcos y estándares reconocidos para la elaboración de informes ESG, como SASB, TCFD o GRI, que entregan enfoques coherentes y estructurados.
• Comunicar a las partes interesadas los métodos, las metodologías y las tecnologías utilizadas, para recopilar, procesar y calcular, informando detalles técnicos, umbrales y procedimientos utilizados.
• Comprobar la exactitud de los informes, antes de divulgarlos o entregarlos. Además del procesamiento manual aleatorio, la práctica de auditorías o las inspecciones de terceros resultarán útiles para aplicar esta estrategia.
• Utilizar indicadores y métricas sencillas, comprensibles, que promuevan la transparencia. Es necesario evitar la complejidad inocua, que solo conduce a la fata de comprensión.
• Informar impactos positivos y negativos en las tres áreas involucradas: social, ambiental y gobernanza. Las organizaciones que reconocen sus vulnerabilidades y las áreas en las que necesitan mejora, adquieren confianza y respeto de sus partes interesadas.
• Interactuar e involucrar a las partes interesadas en los procesos de recopilación y procesamiento de información, solicitando sus aportes para mejorar la calidad de la información y de los informes ESG.
• Proporcionar información contextual, que facilite la comprensión de los resultados, agregue parámetros para comparar y permita establecer puntos de referencia y tendencias.
• Publicar actualizaciones periódicas sobre el desempeño, sobre los resultados de la Gestión ESG y sobre los avances en temas como actualización tecnológica o esfuerzos de capacitación, que resulten coherentes con los indicadores finales reportados en la elaboración de informes ESG.

5. Alinear la presentación de informes ESG con los requisitos globales

La debida diligencia sobre la cadena de valor es una de las más recientes incorporaciones en el marco regulatorio europeo sobre presentación de informes ESG. Las directivas sobre sostenibilidad caminan hacia el objetivo de que organizaciones de países fuera de la UE adquieran la obligación de presentar informes, por lo menos si tienen filiales en Europa.

La alineación de la elaboración de informes ESG y su presentación con los requisitos globales será necesaria, así como la estandarización de los marcos y de los requisitos para las divulgaciones. Las organizaciones necesitarán adoptar un software de gestión ESG que les permitan adaptarse a los cambios, mejorar de forma continua y garantizar el cumplimiento en cualquier lugar del mundo, ahora y en el futuro.

Plataforma Tecnológica ESG

La Plataforma Tecnológica ESG se ha desarrollado para ayudar a las organizaciones, entre otros objetivos, a afrontar los desafíos que supone la elaboración y presentación de informes ESG. Se trata, además, de una solución que adopta el ciclo PDCA para garantizar la mejora continua.

El software integra elementos de Inteligencia Artificial con Big Data para ofrecer aplicaciones interconectadas capaces de procesar millones de datos en pocos segundos, asegurando así la disponibilidad de información en todo momento. Si te interesa ampliar información sobre el funcionamiento de esta herramienta tecnológica y de los beneficios que tu organización puede obtener de ella, contacta sin compromiso con uno de nuestros asesores.