Software de informes ESG: cómo automatizar y optimizar el proceso de informes ESG
El software de informes ESG es una solución desarrollada para automatizar y agilizar el proceso de generación de la información necesaria para ser divulgada en alguno de los marcos y estándares de informes de sostenibilidad, algunos de ellos obligatorios y otros voluntarios.
La importancia creciente de la sostenibilidad corporativa y la integración de los informes relacionados con los esfuerzos ambientales, sociales y de gobernanza explican el protagonismo que gana en el escenario corporativo el software de informes ESG. También lo hacen la dependencia creciente de los inversionistas y las instituciones financieras de estos informes, así como la demanda constante de transparencia de los consumidores y los mismos empleados.
Hay otro punto interesante para considerar: para un alto número de organizaciones, por lo menos en la Unión Europea, la presentación de informes de sostenibilidad es una obligación de cumplimiento. Generar los informes es complejo, requiere tiempo, recursos y siempre estará la posibilidad del error humano. Solo por eso, la implementación de un software de informes ESG se hace inaplazable.
Qué es un software de informes ESG
El software de informes ESG es una plataforma que incorpora funcionalidades para recopilar información con determinados criterios, gestionarla, clasificarla y, con base en ella, producir informes que se ajusten a las solicitudes de los diferentes marcos de presentación de informes ESG.
Este es el objetivo general. ¿Cómo lo hace? Las funcionalidades interconectadas del software de informes ESG, en la práctica, realizan toda una serie de acciones:
- Hacen un rastreo continuo en busca de información relevante para producir los informes. Para ello, deben revisar fuentes diversas como otras herramientas informáticas de la organización. El software de contabilidad, el que gestiona Recursos Humanos o el que automatiza la gestión ambiental son algunos de ellos.
- Automatizan la entrada de datos, los validan, los procesan y los distribuyen y clasifican de acuerdo con su origen y su importancia para la elaboración de informes ESG.
- Entregan métricas e indicadores que expresen en términos cualitativos o cuantitativos el comportamiento de los aspectos específicos de la gestión, iniciando por la clasificación principal: medio ambiente, social y gobernanza.
- Generan los informes en diferentes formatos, de acuerdo con la configuración que hagan los encargados del sistema, en concordancia con los formatos solicitados por los diferentes marcos, como SASB, NIIF, GRI o CSRD.
Cuáles son los beneficios de utilizar un software de informes ESG
La automatización reduce la carga de trabajo de los empleados y, de paso, elimina el error humano. El radio de cobertura del software de informes ESG es ilimitado, por lo que puede rastrear y obtener información relevante desde cualquier ubicación en el planeta, beneficio atractivo para organizaciones que operan en diversos países o continentes. Otros beneficios son los siguientes:
- Procesar millones de datos y elaborar cálculos complejos en muy poco tiempo, eliminando la probabilidad del error matemático o humano.
- Entregar informes a tiempo evitando el incumplimiento. De hecho, el software de informes ESG genera informes inmediatos, en tiempo real, lo que facilita identificar problemas con suficiente anticipación.
- Producir informes en formatos diferentes, de tal forma que la organización puede cumplir con los requisitos de cualquiera de los marcos de información, voluntarios u obligatorios.
- Asegurar la transparencia lo que mejora la capacidad de aceptación de los informes por parte de inversionistas, reguladores u otras partes interesadas.
Cómo elegir el mejor software de informes ESG
La diversidad de marcos y estándares ESG, la complejidad de las organizaciones modernas y la madurez que hayan alcanzado en su gestión son factores que determinan la búsqueda y los criterios de elección del software de informes ESG adecuados. Un breve checklist de criterios para revisar en el proceso de elección de una solución consideraría:
- La organización, su contexto, su industria y su tamaño.
- El número de ubicaciones y su distribución en el mundo.
- Problemas identificados en la gestión ESG.
- Dificultades aparecidas en la presentación de informes ESG.
- Presupuesto asignado al proyecto de automatización.
- Nivel de avance de la organización en procesos de transformación digital.
- Características del software y funcionalidades adicionales.
- Facilidad de uso, soporte y oportunidades de capacitación.
- Accesibilidad en cuanto a los dispositivos requeridos, el tiempo o la ubicación.
- Capacidad de integración con otras estructuras informáticas de la organización.
Cuál es el proceso para automatizar la presentación de informes ESG
El proceso que sigue el software de informes ESG es sistemático, ordenado y lógico. Solo así podría garantizar la precisión, la transparencia y la confiabilidad en la información entregada. De manera esquemática, el proceso se desarrolla en cinco etapas:
1. Recolección de la información
El software hace un rastreo profundo para recoger información relevante desde diferentes fuentes, internas o externas. La información interna proviene de los mismos sistemas de la organización, las bases de datos, los registros de eventos como incidentes o de encuestas y entrevistas realizadas dentro de la organización. Los datos no se ingresan de forma manual, garantizando así la disponibilidad inmediata, la transparencia y la seguridad de la información.
2. Validacion automática de datos
En una segunda etapa, el software depura los datos utilizando una validación automática que permite aislar la información precisa, relevante y coherente. Así, el resultado final tendrá los componentes de calidad necesarios para el objetivo que se busca: presentar informes ESG confiables y transparentes.
3. Analizar la información recopilada y agregar la que sea necesaria
El software de informes ESG utiliza Inteligencia Artificial para entender dónde será preciso agregar información y busca la que satisface los requerimientos en las fuentes disponibles dentro de la organización.
4. Generar los informes
Es el momento de generar los informes ESG en cada uno de los formatos que se han configurado en el software, bien sea porque la organización encuentra algún beneficio en unos, porque está obligada en otros o porque alguno más es un requisito de una parte interesada importante.
5. Compartir la información
Los informes ESG, gracias a la debida diligencia y a la doble materialidad, se convierten en un esfuerzo colaborativo en el que participan muchas partes y, sobre todo, muchos eslabones de la cadena de valor. Un ejemplo de ello es el impacto de la Directiva CSRD a escala global. Por eso es tan importante compartir la información y es algo que hace el software de informes ESG.
Un ejemplo práctico de uso del software de informes ESG
En la práctica, los pasos mencionados se llevarían a cabo siguiendo un esquema muy parecido a este:
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Recomendaciones para agilizar la automatización con base en un software ESG
La elección del software adecuado, con base en los criterios compartidos, incrementa las posibilidades de éxito para la automatización. Seguir estas recomendaciones ayudará a ello:
- Crear plantillas que satisfagan las necesidades internas de información, de las partes interesadas y de los diferentes marcos de informes de sostenibilidad.
- Utilizar los paneles de control que provee el software. Esta funcionalidad entrega informes visuales constantes sobre el desempeño de la gestión ESG que permiten identificar problemas en tiempo real, y tomar decisiones informadas.
- Configurar alertas para que el sistema de aviso inmediato ante la presencia de condiciones o circunstancias que se configuran con antelación, como la aparición de nueva información, la inminencia de incumplimiento o el atraso en alguna tarea que tiene la capacidad para proporcionar información relevante.
- Capacitar empleados en el uso del software, sobre la interpretación de la información o sobre temas básicos como el acceso, la privacidad de la información o las acciones que no están permitidas.
Plataforma Tecnológica ESG
La Plataforma Tecnológica ESG es un avanzado desarrollo basado en la nube que incorpora Inteligencia Artificial, Big Data y Learning Machine. Crea un entorno colaborativo que interconecta una serie de funcionalidades que buscan, entre otros muchos objetivos, proveer de informes ESG sólidos y transparentes, válidos para satisfacer los requisitos de cualquier marco existente.
Esta solución, además, trabaja sobre un ciclo PDCA que asegura que cada ciclo entregue mejores informes. La gestión, así, también mejorará de forma automática. Para conocer en profundidad esta solución tecnológica, solo tienes que contactar con uno de nuestros consultores.
